Esimerkki projektikirjanpidosta

Hankkeen kirjanpidon pitämiseen liittyy laajakaistahankkeeseen kuuluvia erityispiirteitä mm. miten eri kululajeja seurataan ja mitä tietoja niistä kirjataan ylös maksun hakemista varten. Oheinen kuvitteellinen esimerkki antaa käytännön mallin tositteiden kirjaamistavasta.

Projektikirjanpitoa laadittaessa kannattaa perehtyä laajakaistahankkeelle sovittuihin kustannusten seurantatapoihin jo verkon rakentamisen aloituksesta lähtien. Kun hankkeelle kertyviä tositteita käsitellään koko hankkeen ajan samoilla periaatteilla, on valtion tuen maksun hakeminen helpompaa. Työ-, materiaali- ja laiteostoja käsitellään seuraavien periaatteiden mukaisesti:

  • Verkon rakentamisen työkustannukset ja niiden tositteet ovat tukikelpoisia siltä osin kuin tehty työ kohdistuu rakennettavan verkon tukikelpoiselle verkkoreitille. Tukikelvottomat verkkoreitit on lähtökohtaisesti esitetty tukipäätöksen mukana annettavassa verkkoanalyysissä ja näille reiteille kohdistuvat kustannukset tulee kirjata projektikirjanpidossa tukikelvottomaksi. Hakijan on käytävä läpi jokainen työtosite ja merkittävä niihin, missä osoitteissa verkonrakennustyö on tehty. Jos hakija käyttää alihankkijaa rakentamisessa, hakijan tulee pitää huoli siitä, että alihankkija toimittaa vastaavan tiedon.
  • Kaapelilaskut hyväksytään tukikelpoisena tukipäätöksen kaapelityyppikohtaisten, tukikelpoisten metrimäärien mukaisena. Jokainen lasku sisältää tiedon mitä ja kuinka paljon kutakin kaapelityyppiä on ostettu.
  • Aktiivilaitteiden tukikelpoisuus määräytyy sen mukaan, ovatko laitteet tukikelpoisia tukipäätöksessä. Hakija merkitsee tositelistaan laitetilan nimen, johon tositteella ostetut laitteet on asennettu.
  • Muut materiaalihankinnat jakautuvat sekä tukikelpoisiin että tukikelvottomiin kustannuksiin. Hakija arvioi, missä suhteessa muut verkkokomponentit ja pientarvikkeet on oikeasuhteisesti jaettavissa hankealueen tukikelpoiselle ja tukikelvottomalle alueelle.

Ohessa oleva kuvitteellinen esimerkki antaa käytännön mallin, miten tositteita kirjataan hankkeen projektikirjanpitoon.

Verkkoanalyysikuva

Esimerkkihankkeen verkkoanalyysi näyttää hankealueen tukikelpoiset ja tukikelvottomat osat. Tukipäätöksessä verkon reittipituuden tukikelpoisuudeksi on arvioitu 92 % ja kaapelimetrien tukikelpoiseksi osuudeksi 93 %. Näitä prosentteja ei tule käyttää suoraan kustannusten jakamisessa, vaan jako on tehtävä verkkoanalyysiä apua käyttäen alla olevan esimerkin mukaisesti.

TOSITENROLASKUTTAJAKULULAJIKPLTOSITTEEN SUMMA (ALV 0)OSOITE, JOSSA TYÖ TEHTYTUKIKELPOINENTUKIKELVOTON
63251Maanrakennus Puhti Oykaivuutyö 50 000Suurlohjankatu 2-6844 4405560
63585Maanrakennus Ponteva Oykaivuutyö 20 000Kivitie 39-45
Hiekkatie
Sorakatu
7 00013 000
47216Aktiivipojat Oyaktiivilaitteet:
Extreme Summit x480
212 000 6 0006 000
45267Kaapelitytöt Oykaapeliostoja:
96k 11 000m á 1,7€/m
24k 4 000m á 1,2 €/m
4k 4 000m á 0,7 €/m
 26 300 21 9904 310
  Yhteensä 108 300 79 43028 870

Kuvassa Suurlohjankadulla tehtyjen verkonasennustöiden kustannus on 50 000 euroa. Työn on suorittanut alihankintana Maanrakennus Puhti Oy. Suurlohjankatu on 9 000 metriä pitkä. Traficomin tukipäätöksen verkko-analyysikuvan mukaan tukikelvotonta reittiä (merkitty sinisellä) on yhteensä 1 000 metriä. Loppuosa katuosuudesta (8 000 metriä, merkitty harmaalla) on tukikelpoista. Tukikelpoiseksi kustannukseksi kirjataan 8/9 osaa eli noin 44 400 euroa.

Tilaajayhteyksien kokonaispituus on 2 000 metriä ja rakentaminen on teetetty Maanrakennus Ponteva Oy:llä. Laskun kokonaissumma on 20 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Verkkoanalyysin mukaan tilaajayhteyksistä 300 metriin on tehty ns. 100 metrin vähennys (merkitty vihreällä) ja yhteensä 1 000 metriin tukikelvottoman tilaajan vähennys (merkitty keltaisella). Yhteensä tukikelvotonta tilaajayhteysreittiä on 1 300 metriä. Projektikirjanpitoon tukikelpoiseksi merkitään 700 metrin osuus, eli 7 000 euroa.

Aktiivilaitteita hankkeessa on kaksi kappaletta (merkitty kuvassa keltaisella tähdellä) ja ne on ostettu Aktiivipojat Oy:ltä. Verkkoanalyysin mukaan toinen aktiivilaite sijaitsee hankealueen tukikelvottomalla osalla (musta raidoitettu alue), jolloin laitteen kustannus on tukikelvoton. Toinen laite sen sijaan on tukikelpoinen. Puolet aktiivilaitelaskusta merkitään tukikelpoisiin kustannuksiin ja puolet tukikelvottomaksi.

Hankkeeseen on myös ostettu Kaapelitytöt Oy:ltä 96-kuituista kaapelia 11 000 metriä, 24- kuituista kaapelia 4 000 metriä ja 4-kuituista kaapelia 4 000 metriä. Traficomin tukipäätöksen mukaan tukikelpoista kaapelia hankkeessa on seuraavasti:

  • 96k-kaapelia 9 000 metriä,
  • 24k-kaapelia 4 000 metriä,
  • 4k-kaapelia 2 700 metriä.

Tukipäätöksen mukaisesti kustannukset jaetaan projektikirjanpitoon seuraavasti:
96k-kaapelin tukikelpoinen osuus on 18 700 euroa, 24k-kaapelin 4 800 euroa ja 4k-kaapelin 2 800 euroa.

Tässä esimerkissä kokonaiskustannukset olivat 108 300 euroa, joista tukikelpoisia kustannuksia oli 79 430 euroa.