Liikenne- ja viestintävirasto Traficom on havainnut, ettei se pysty löytämään osaa vuosien 2014−2016 paperisista merenkulkijoiden terveyspoikkeuslupahakemuksista tai niiden liitteistä. Asia koskee 314 henkilöä. Kaikkia rekisteröityjä ei ole tavoitettu puhelimitse, joten Traficom tiedottaa asiasta myös tällä ilmoituksella.
Tilanteesta on ilmoitettu tietosuojavaltuutetun toimistolle. Lisäksi Traficom on pyrkinyt olemaan puhelimitse yhteydessä henkilöihin, joita asia koskee.
Tapahtuman seurauksena paperisia alkuperäisiä asiakirjoja tai kopioita niistä ei pystytä henkilöille pyynnöstä toimittamaan. Kaikkien käsiteltyjen hakemusasioiden perustiedot ovat tallessa sähköisessä muodossa.
Tilanne ei edellytä asianosaisilta toimia. Paperidokumenttien puuttuminen ei vaikuta asianosaisten nykyisiin voimassa oleviin lupiin, eikä asialla ei ole merkitystä mahdollisiin tuleviin hakemuksiin.
Traficom on käynyt läpi vuosina 2014−2016 käytössä olleen terveyspoikkeuslupahakemusten käsittelyprosessin ja mitä todennäköisimmin asiakirjat ovat väärässä paikassa arkistossa. Tietojen väärinkäytön riskiä voidaan pitää vähäisenä.
Traficom on muuttanut arkistointiprosessejaan marraskuussa 2016. Nykyisessä prosessissa paperiasiakirjat skannataan sähköiseen järjestelmään ja paperiasiakirjat tuhotaan keskitetysti, joten vastaavan ongelman uusiutuminen ei ole mahdollista.
Jos asiassa saadaan uutta tietoa, Traficom on välittömästi yhteydessä asianosaisiin ja ohjeistaa tarvittaessa lisää.
Lisätietoja
Mikäli haluat lisätietoja tapahtuneesta, asiaan liittyviin kysymyksiin vastaa päällikkö Henri Wallenius, henri.wallenius@traficom.fi, p. 029 534 6471.
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Traficomin tietosuojavastaava Kristiina Lappalaiseen, tietosuoja@traficom.fi, p. 029 539 0401.