Hankkeen kustannusten seuranta

Projektin kustannuksia seurataan erillään muusta kirjanpidosta. Hankkeen omaa erillistä kirjanpitoa kutsutaan projektikirjanpidoksi.

Projektikirjanpidon voi toteuttaa osana pääkirjanpidon järjestelmää esimerkiksi kustannuspaikan tai tiliöinnin avulla. Vaihtoehtoisesti hankkeen erilliskirjanpitoa voi pitää pääkirjanpidon ulkopuolella excel-muotoisena taulukkona. Projektikirjanpidon toteuttamistavasta on laadittava kuvaus, josta käy ilmi pääkirjanpidon ja projektikirjanpidon välinen yhteys sekä projektikirjanpidon laatimistapa.

Projektikirjanpitoa pidetään siten, että hankkeen kirjanpito ja sen kustannukset selvästi erottuvat muusta kirjanpidosta. Kaikkien projektikirjanpidon tositteiden tulee selkeästi liittyä tuettavaan hankkeeseen.

Kustannusten tulee perustua niitä vastaavien menojen maksutapahtumakirjauksiin. Tämä ei koske hankkeelle laskennallisesti kohdistettavia menoja. Tällaisia menoja voivat olla esimerkiksi suuren kaapeliostoerän osittainen käyttö tuettavaan hankkeeseen. Mikäli tuenhakija ostaa ison kaapeliostoerän, mutta käyttää siitä hankkeessa vain osan säästäen loput muuhun liiketoimintaan, voidaan kaapelitositteesta osa kohdentaa hankkeelle ja syntynyt kustannus kirjataan varastokirjanpidosta projektikirjanpitoon varastostaottopäivän mukaan merkiten.

Hakijan tulee pyydettäessä toimittaa hankkeen kustannusten arvioimiseen tarvittavat tiedot, kuten esimerkiksi tositekopiot, laskuerittelyt ja alihankintana ostettujen palvelujen valintaperusteet. Jos alihankkija lähettää ennen laskutusta tiedon tulevan laskun erittelytiedoista, nämä tiedot säilytetään tositteen liitteenä projektikirjanpidossa.

Traficomilla on oikeus jättää hyväksymättä tuenhakijan esittämiä kustannuksia, jos on todennäköistä, että ne eivät liity hankkeeseen tai kustannusten tukikelpoisuudesta ei saada riittävää selvitystä.

Valtiontuen käsittely tuensaajan kirjanpidossa

Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa (Ulkoinen linkki) suunnitelman mukaisista poistoista (16.10.2007) on annettu ohje kirjanpitovelvollisille saadun investointiavustuksen käsittelystä. Ohjeessa todetaan, että vakiintuneen kirjanpitokäytännön mukaan pysyvien vastaavien hyödykkeen hankintaan saatu investointiavustus kirjataan hankintamenon vähennykseksi. Tällöin poistolaskennassa poistopohjana pidetään saadulla avustuksella vähennettyä hankintamenon määrää. Taseen vastaavia koskevissa liitetiedoissa ilmoitetaan kyseisen pysyvien vastaavien hyödykkeen koko hankintameno ja siitä investointiavustuksella katettu määrä.

IAS 20:n mukaan pysyvien vastaavien hankintaan saatua investointiavustusta voidaan käsitellä myös vaihtoehtoisella tavalla. Hyödykkeen hankkimista varten saatu investointiavustus voidaan merkitä taseessa siirtovelkoihin ja kirjata tuloslaskelmaan tuotoiksi systemaattisesti kyseisen hyödykkeen vaikutusaikana. Suunnitelmapoistojen perustana on tällöin hyödykkeen koko hankintameno. Tuotot esitetään tuloslaskelmassa erässä "Liiketoiminnan muut tuotot". Kirjanpitolautakunnan näkemyksen mukaan myös tämä IAS 20:ssä tarkoitettu vaihtoehtoinen menettelytapa on hyvän kirjanpitotavan mukainen. Valittua menetelmää tulee soveltaa johdonmukaisesti kaikkiin saatuihin investointiavustuksiin ja sovellettava menetelmä on ilmoitettava tilinpäätöksen liitetietona.

Kustannuslajit

Hankkeen tukikelpoisia kustannuksia voivat olla henkilö- ja tarvikekustannukset sekä muut hankkeen toteuttamiskustannukset. Traficom arvioi miltä osin kustannukset ovat verkon toteuttamisen kannalta välttämättömiä tukikelpoisia kustannuksia.

Projektikirjanpidossa seurattavia kustannuslajeja ovat

  • aktiivilaite-, kaapeli- ja tarvikekustannukset,
  • verkonrakentamisen, suunnittelun ja projektinhallinnan henkilökustannukset ja
  • muut kustannukset. Muihin kustannuksiin voi kuulua esimerkiksi rakentamiseen liittyvien lupien maksuja ja matkakorvauksia.

Hankkeen vuokrakustannukset esimerkiksi laitepaikkoja, varastoja tai kiinteitä yhteyksiä koskien eivät ole tukikelpoisia kustannuksia.

Hankkeelle voi kohdistaa hankkeen toteuttamiseen osallistuneen oman henkilökunnan palkkakustannuksia. Hakija kirjaa hankkeelle henkilön kokonaispalkasta hankkeelle kohdistuvan työajan palkan. Hankkeelle työskennelleen henkilön työajasta pidetään työajanseurantaa. Työajanseuranta on tuntitasoista ja tunnit kirjataan päiväkohtaisesti. Työajanseurannan aineisto säilytetään 10 vuoden ajan tuen viimeisen erän maksamisesta lukien.

Hankkeelle tilitettävät palkat eivät saa olennaisesti poiketa siitä tasosta, mitä työntekijöille maksettaisiin vastaavantasoisesta työstä muualla. Tilitettävien palkkojen on lisäksi vastattava hakijan muusta vastaavantasoisesta työstä hankkeen aikana maksamaa korvausta.

Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole sellaiset palkat, joihin yritys saa työvoimaviranomaisen maksamaa palkkatukea.

Henkilösivukustannuksia ovat välilliset palkat (mm. loma-ajan ja sairausajan palkka, lomaraha), sosiaaliturvan kustannukset ja muut työvoimakustannukset (mm. luontoisedut, työ- ja suojavaatteet). Henkilösivukustannukset ovat tukikelpoisia silloin kun varsinainen palkka katsotaan tukikelpoiseksi työajanseurantatietojen perusteella.

Hanketta koskevien tietojen säilyttäminen

Tuensaajan tulee säilyttää hankkeen projektikirjanpito ja siihen liittyvä työajanseuranta-aineisto vähintään 10 vuoden ajan maksupäätöksen antopäivästä lukien. Traficomilla on oikeus tarkastaa tuensaajan kirjanpito tai valtuuttaa toinen viranomainen tai ulkopuolinen hyväksytty tilintarkastaja tekemään tarkastuksen.

Tuensaajan on korvauksetta annettava tarkastuksen tekijälle tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja muutoinkin avustettava tarkastuksessa. Tarkastuksen tekijällä on oikeus ottaa tarkastuksen kohteena oleva aineisto haltuunsa, jos tarkastaminen sitä edellyttää. Aineiston haltuunotosta laaditaan pöytäkirja, jossa mainitaan haltuunoton tarkoitus ja haltuun otettu aineisto. Aineisto palautetaan viipymättä, kun sitä ei enää tarkastuksessa tarvita.