Uppföljning av kostnaderna för projektet

Projektbokföringen kan utföras som en del av systemet för huvudbokföringen, t.ex. med hjälp av kostnadsställe eller kontering. Alternativt kan den separata bokföringen finnas som en tabell i excel-format, utanför huvudbokförigen. En beskrivning av upprättandet av projektbokföring ska uppgöras, och av den ska sambandet mellan huvudbokföringen och projektbokföringen samt principerna för upprättandet av projektbokföringen framgå.

Projektbokföringen ska upprättas så att bokföringen och kostnaderna för projektet ska gå att konstatera utan svårighet från den övriga bokföringen. Alla verifikat inom projektbokföringen ska tydligt hänföra sig till det understödda projektet.

Kostnaderna ska basera sig på motsvarande bokförda betalningstransaktioner för utgifter. Detta gäller inte utgifter som kalkylmässigt hänförs till projektet. Ett exempel på sådana utgifter är delvis användning av ett stort inköpsparti av kabel för det understödda projektet. Om stödtagaren köper ett stort inköpsparti av kabel, men använder endast en del av det för projektet och sparar resten för annan affärsverksamhet, kan en del av kabelverifikatet hänföras till projektet och denna kostnad bokförs från lagerbokföringen till projektbokföringen enligt datumet för lageruttaget.

På begäran ska sökanden lämna in de uppgifter som behövs för kostnadsbedömningen såsom verifikatkopior, fakturaspecifikationer och urvalskriterier för entreprenader. Om underleverantören före faktureringen sänder ett meddelande om den kommande fakturans specifikationsuppgifter, ska dessa uppgifter förvaras som bilaga till verifikat i projektbokföringen.

Traficom har rätt att låta bli att godkänna kostnader som sökanden anmält om det är sannolikt att de inte hänför sig till projektet eller om tillräcklig utredning inte kan fås om kostnadernas stödberättigande.

Hantering av statsstöd i stödmottagarens bokföring

I bokföringsnämndens allmänna anvisning om planenliga avskrivningar (16.10.2007) finns en anvisning för bokföringsskyldiga om hantering av erhållna investeringsbidrag. I anvisningen konstateras att investeringsbidrag som beviljats för anskaffning av tillgångar bland bestående aktiva enligt etablerad bokföringssed ska bokföras som avdrag från anskaffningsutgiften. I avskrivningskalkylen betraktas då beloppet av anskaffningsutgiften med avdrag för bidraget som avskrivningsbart belopp. I noterna till balansräkningens aktiva anges hela anskaffningsutgiften för tillgången bland bestående aktiva och det belopp som täckts med investeringsbidraget.

Enligt IAS 20 kan investeringsbidrag för anskaffning av bestående aktiva även behandlas på ett alternativt sätt. Investeringsbidraget för anskaffningen av tillgången kan upptas bland resultatregleringarna i balansräkningen och redovisas som systematiska intäkter i resultaträkningen under tillgångens verkningstid. Grunden för de planenliga avskrivningarna är då hela anskaffningsutgiften för tillgången. Intäkterna redovisas i resultaträkningen bland "Övriga intäkter från affärsverksamheten". Enligt bokföringsnämnden är även detta alternativa förfaringssätt som avses i IAS 20 förenligt med god bokföringssed. Den valda metoden ska tillämpas konsekvent på alla erhållna investeringsbidrag och den tillämpade metoden ska anges i noterna till bokslutet.

Kostnadsslag

Stöberättigande kostnader för projektet kan vara personal- och tillbehörskostnader samt övriga kostnader för genomförande av projektet. Traficom bedömer till vilken del kostnaderna är nödvändiga stödberättigande kostnader med tanke på genomförande av nätet.

Kostnadsslag som uppföljs i projektbokföringen är

• kostnader för aktiv utrustning, kablar och tillbehör,
• personalkostnader för byggande av nät, planering och projekthantering
• övriga kostnader. De övriga kostnaderna kan omfatta till exempel avgifter för tillstånd som hänför sig till byggandet samt resekostnadsersättningar.

Hyreskostnader för till exempel utrustningsutrymmen, lager eller fasta förbindelser är inte stödberättigande kostnader.

Lönekostnader för sökandens egen personal som deltagit i projektet kan hänföras till projektet. Av den totala lönen för personen redovisar sökanden lönen för den arbetstid som hänför sig till projektet. För personen som arbetar för projektet ordnas arbetstidsuppföljning. Arbetstiden följs upp i timmar och timmarna registreras per dag. Materialet för uppföljningen av arbetstiden ska förvaras i 10 år från utbetalningen av den sista stödposten.

De löner som redovisas i projektet får inte väsentligt avvika från den nivå som arbetstagarna skulle få för motsvarande arbete på annat håll. De redovisade lönerna ska dessutom motsvara ersättningen för annat motsvarande arbete som utförts under projekttiden.

Sådana löner för vilka företaget erhåller lönestöd från arbetskraftsmyndigheten är inte godtagbara kostnader.

Lönebikostnaderna utgörs av indirekta löner (bl.a. lön för semester och sjukledighet, semesterpenning), socialskyddskostnader och övriga arbetskraftskostnader (bl.a. naturaförmåner, arbets- och skyddskläder). Lönebikostnader är stödberättigande när den egentliga lönen anses vara stödberättigande på basis av uppgifterna från arbetstidsuppföljningen.

Förvaring av uppgifterna om projektet

Stödtagaren ska förvara projektbokföringsmaterialet och materialet för uppföljningen av arbetstiden i minst 10 år från datumet för utbetalningsbeslutet. Traficom har rätt att granska stödmottagarens bokföring eller befullmäktiga en annan myndighet eller utomstående auktoriserad revisor att utföra granskningen.

Stödmottagaren ska utan krav på ersättning lämna nödvändiga uppgifter till den som utför granskningen och även i övrigt bistå vid granskningen. Den som utför granskningen har rätt att omhänderta det material som är föremål för granskning, om granskningen förutsätter detta. Över omhändertagandet av material upprättas ett protokoll i vilket syftet med omhändertagandet och det omhändertagna materialet nämns. Materialet återlämnas omedelbart när det inte längre behövs för granskningen.