Automaattiset ratkaisut Traficomissa

Automaatiota ratkaisutoiminnassa hyödynnetään Traficomissa sellaisissa viranomaistehtävissä, joihin ei sisälly tapauskohtaista viranomaisen harkintaa. Automaattiset ratkaisut voivat olla Traficomin antamia päätöksiä tai muita asian käsittelyn viranomaisessa päättäviä toimenpiteitä. Automaattisia ratkaisuja voidaan antaa asiakkaan vireille saattamissa asioissa tai viranomaisaloitteisissa asioissa.

Automaattisella ratkaisumenettelyllä tarkoitetaan sellaista viranomaisessa tapahtuvaa hallintoasioiden käsittelyä, jossa ratkaisu muodostetaan automaattisesti. Automaattisessa ratkaisumenettelyssä asian käsittelyä koskevat käsittelysäännöt ja toimintaprosessi on määritelty etukäteen, eikä ihmisen suorittamaa erillistä tarkastamista tarvita ratkaisuvaiheessa. Traficomin asiakas saa päätöksen tiedoksi samalla tavalla kuin jos päätöksen olisi ratkaissut viranhaltija. Automaattisesti muodostettu ratkaisumenettely on viranomaisen menettely, eikä se edellytä asiakkaalta uusia toimenpiteitä.

Automaattisia ratkaisuja voidaan tehdä silloin, kun asian käsittelyyn liittyvät tiedoissa ja ratkaisuun vaikuttavissa perusteissa ei ole asioita, joita tulisi tapauskohtaisesti erikseen selvittää. Viranhaltija ratkaisee asian silloin, kun asiaa on selvitettävä enemmän tai asian ratkaisu edellyttää tapauskohtaista arviointia. Automaattisten ratkaisujen tekemisessä ei käytetä oppiviin tekoälysovelluksiin perustuvaa tietojen käsittelyä.

Automaattisesta ratkaisumenettelystä on säädetty hallintolaissa ja tiedonhallintalaissa

Automaattisesta ratkaisumenettelystä säädetään hallintolaissa (434/2003) ja tiedonhallintalaissa (906/2019). Automaattista ratkaisumenettelyä koskeva lainsäädäntö tuli voimaan 1.5.2023. Lainsäädännössä asetettiin vaatimuksia automaattiselle ratkaisumenettelyn suunnittelulle, dokumentoinnille, käyttöön ottamiselle, valvonnalle sekä virkavastuulle.

Automaattisia ratkaisumenettelyjä on ollut käytössä ennen edellä mainitun lainsäädännön voimaan tuloa. Aiemmin käytössä olleiden automaattisten ratkaisumenettelyjen on täytettävä lain vaatimukset 18 kuukauden kuluessa lain voimaan tulosta.

Automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönotto perustuu viranomaisessa erikseen tehtyyn käyttöönottopäätökseen. Käytössä olleiden menettelyjen käyttöönottopäätökset julkaistaan siirtymäajan puitteissa.

Ennen käyttöönottopäätöstä automaattisen ratkaisumenettelyn lainmukaisuus, automaattisen ratkaisumenettelyn käsittelysäännöt, asian käsittelyssä käytettävät tiedot, automaattisen ratkaisumenettelyn laatu ja sekä ratkaisumenettelyn valvonta sekä ratkaisun perustana oleva lainsäädäntö on arvioitu, dokumentoitu ja hyväksytty.

Automaattisessa ratkaisumenettelyssä huomioidaan automaattisen ratkaisumenettelyyn liittyvät henkilötietojen käsittelyyn, tietosuojaan ja oikeussuojakeinoihin liittyvät asiat.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklan mukaan rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen ratkaisun kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn. Saman artiklan mukaan kielto-oikeutta ei sovelleta silloin, kun automaattisesta ratkaisumenettelystä on säädetty rekisterinpitäjään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa vahvistetaan asianmukaiset toimenpiteet rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien sekä oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

1.5.2023 voimaantulleet hallintolain ja tiedonhallintalain automaattista ratkaisumenettelyä koskevat säännökset muodostavat tietosuoja-asetuksen edellyttämän kansallisen oikeusperustan automatisoitujen ratkaisujen tekemiseksi.

Mikäli ratkaisusta on oikeus hakea muutosta, se ilmoitetaan ratkaisussa erikseen. Automaattisessa ratkaisumenettelyssä huomioidaan asianosaisen oikeus hakea ratkaisuun muutosta samalla tavalla kuin muissakin viranomaisen ratkaisuissa ja päätöksissä. Muutoksenhakuoikeudesta (oikaisuvaatimus) on säädetty aina kutakin viranomaistehtävää koskevassa lainsäädännössä. Oikaisuvaatimuksia ei käsitellä automaattisesti. Tekemällä oikaisuvaatimuksen asian voi saattaa viranhaltijan käsiteltäväksi.

Automaattisesta ratkaisusta informoiminen

Automaattista ratkaisumenettelyä koskeva lainsäädäntö edellyttää, että viranomainen huolehtii siitä asianmukaisen informaation antamisesta automaattista ratkaisumenettelyä käytettäessä.

Automaattisesta ratkaisusta tulee ilmetä, että se on ratkaistu automaattisesti. Mikäli ratkaisusta ei anneta hallintopäätöstä, tulee kertoa asian automaattisesta ratkaisemisesta muulla tavalla.

Traficomissa informoidaan automaattisista ratkaisuista lain vaatimalla tavalla siirtymäajan puitteissa.