Traficomin tilaisuuksien tietosuojaselosteet

Tietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Liikenne- ja viestintävirasto Traficomin Kyberturvallisuuskeskuksessa sijaitseva Euroopan kyberturvallisuuden osaamiskeskuksen Suomen kansallinen koordinointikeskus järjestää osaamisyhteisön jäsenille vapaamuotoisia keskustelu-, verkostoitumis- ja yhteistyötilaisuuksia, joita toteutetaan etänä tai lähitoteutuksena projektin aikana. Tilaisuuksia järjestetään säännöllisesti, ja ne voivat olla osa koordinointikeskuksen omaa toimintaa tai liittyä erillisiin osaamisyhteistyön kehittämishankkeisiin. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa tilaisuuksien suunnittelu, toteutus ja osallistujaviestintä. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa kansallisen koordinointikeskuksen toiminnan kehittäminen ja vaikuttamismahdollisuuksien parantaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e ala kohtaan ja tietosuojalain sitä tarkentavaan 4 §:n 1 momentin 2 kohtaan, joiden mukaan henkilötietojen käsittely on lainmukaista, kun se on tarpeen ja oikeasuhtaista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Kansallinen koordinointikeskus toteuttaa kansallisena viranomaisena Euroopan kyberturvallisuuden teollisuus-, teknologia- ja tutkimusosaamiskeskuksen ja kansallisten koordinointikeskusten verkoston perustamisesta annetussa asetuksessa (EU 2021/887 artikla 7) säädettyjä tehtäviä, joita ovat muun ohella: h) tehdä tunnetuksi verkoston, yhteisön ja osaamiskeskuksen työtä ja levittää sen tuloksia kansallisella, alueellisella tai paikallisella tasolla; i) arvioida sellaisten oikeussubjektien, jotka ovat sijoittautuneet samaan jäsenvaltioon kuin kansallinen koordinointikeskus, pyyntöjä liittyä yhteisöön.

Kyberturvallisuuden tutkimuksen, kehityksen ja innovaatioiden kansallisen koordinointikeskuksen osaamisyhteisön jäsenluettelosta on erillinen tietosuojaseloste. 

Tietosisältö

Käsiteltävä tietoaineisto

Tilaisuuksien suunnittelua, toteutusta ja osallistujaviestintää varten käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Titteli
• Ilmoittautuneen edustaman organisaation nimi
• Osaamisyhteisön jäsenyys (myös jäsenluettelo)
• Osallistujan tekemät kysymykset, kommentit, kehitysehdotukset ja muut vastaavat viestit

Etäkokouksia toteutetaan Microsoftin Teams -sovelluksen avulla. Sen henkilötietojen käsittelyä on kuvattu omalla tietosuojaselosteellaan (M365 Teams). 

Tietojen keräämisessä hyödynnetään lisäksi Webropol kyselyalustaa. Webropol käyttää palvelualustansa toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja kerää niiden avulla alla esitettyjä tietoja. Nämä evästeet liittyvät palvelun toiminnallisuuden ja laadun seurantaan.

Webropol kerää evästeillä muun muassa seuraavat tiedot:

• Käyttöjärjestelmä
• Selainversio
• IP-osoite
• selaimen lisäosat
• sivun latausaika
• kesken jääneet vastaukset

Käsiteltävän tietoaineiston tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Tiedot saadaan henkilöiltä itseltään, mukaan luettuna tämän toiminnasta Teams-ympäristössä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun se on lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi tarpeen. 

Webropol säilyttää evästeillä kerättyjä tietoja 14 päivää. Ilmoittautumistietoja säilytetään Webropol Oy:n palvelualustalla 90 päivää ilmoittautumisajan päättymisestä, jonka jälkeen ne siirretään Traficomin omalle palvelimelle ja anonymisoidaan kuuden kuukauden kuluessa koulutuksen ajankohdasta. Webropol-palvelusta poistettuja kyselytietoja säilytetään Webropolin toimesta palvelimilla vielä vuoden ajan poistamisen jälkeen, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Microsoftilla on Teams-alustalle omat henkilötietojen säilytysaikansa, jotka on kuvattu sitä koskevalla tietosuojaselosteella (M365 Teams).

Henkilötietoja voidaan käsitellä yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 4 kohdan tarkoittamalla tavalla yhteensopivasti myös muussa kansallisen koordinointikeskuksen tai muussa viraston toiminnassa, mikäli säädöksen mukaiset edellytykset täyttyvät. Tällöin säilytysaika määräytyy yhteensopivan käsittelyn kohteen perusteella, lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Tietojen käsittely

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät (Mihin tietoja luovutetaan)

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän lukuun

Webropol Oy (Y-tunnus: 1773960-2) toimii henkilötietojen käsitteliänä ja sen alihankkijat Telia Cygate (y-tunnus: 0752421-0) ja Qumio Oy (y-tunnus 2466203-3) alikäsittelijöinä. Webropol Oy:lla ja virastolla on sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Webropol ei saa siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi alihankkijoille, joista virasto ja Webropol ovat sopineet. Seuraavat alihankkijat voivat olla tietosuojasääntelyn määritelmän mukaisina käsittelijöinä toimiessaan Webropolin alihankkijoina järjestelmän kehitystyön, käytettävyyden ja käyttövarmuuden takaamiseksi sekä parantamiseksi: Telia Cygate (y-tunnus: 0752421-0) ja Qumio Oy (y-tunnus 2466203-3).

Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä Teams-palvelun käytön osalta. Tätä on kuvattu tarkemmin Teams-palvelua koskevalla tietosuojaselosteella (M365 Teams). 

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Teams-palvelun osalta henkilötietojen käsittely tapahtuu lähtökohtaisesti EU:n/ETA:n sisällä. Microsoft on kuitenkin varannut oikeuden käsitellä henkilötietoa myös EU:n/ETA:n ulkopuolella poikkeustapauksissa, kuten tietoturvauhkien havaitsemiseen, vianmääritykseen, verkkoliikenteen reititykseen sekä palvelun laadun valvontaa varten. Näissä tilanteissa henkilötietoa voidaan käsitellä tilanteesta riippuen maailmanlaajuisesti, kuten Yhdysvalloissa. Tarkempia tietoja Teamsia koskevalla tietosuojaselosteella (M365 Teams). 

Muiden, kuin Teams-palvelun osalta tietoja ei siirretä EU/ETA-valtioiden ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeuksien käyttämisestä

Voit käyttää oikeuksiasi toimittamalla sitä koskevan pyynnön Traficomille sähköpostitse tai postitse. Yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta "Rekisterinpitäjän yhteystiedot". 

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa lainsäädännön kanssa, voit tehdä asiasta valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
p. 029 566 6700

Oikeudet

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Vastustamisoikeus

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun, rekisterinpitäjän julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, on rekisterinpitäjän lopetettava henkilötietojen käsittely, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja, jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten.

Tilanteissa, joissa tietoja käsitellään tilastollisia tarkoituksia tai tutkimustarkoituksia varten, rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jolloin rekisterinpitäjän on lopetettava tietojen käsittely, jos käsittely ei ole tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
• henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus tietojen poistamiseen

Niissä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun oikeusperusteeseen kuin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa. Pyydetyt tiedot poistetaan, ellei rekisterinpitäjällä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä poistamasta tietoja, kuten lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja.

Oikeus peruuttaa suostumus

Siltä osin, kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suostumuksen perusteella suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

28.5.2025 TRAFICOM/196190/00.04.00.03/2025

Tietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Osana pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelman raideliikennemarkkinan kilpailun edistämiseen liittyvien toimenpiteiden toteuttamista, Liikenne- ja viestintävirasto Traficom rakentaa valtioneuvoston päätöksentekoa varten tietopohjaa henkilöjunaliikenteen järjestämisen kokonaisuudesta. Kattavan tietopohjan rakentaminen edellyttää vahvaa yhteistyötä ja vuorovaikutusta eri sidosryhmien kanssa.

Yhteistyötä tehdään sekä kasvotusten että verkon välityksellä. Etä- ja hybriditilaisuuksiin osallistuminen ja vuorovaikutus tapahtuu Microsoft Teams- alustaa hyödyntäen. Microsoft Teams on yhtenäinen viestintä- ja yhteistyöalusta. Liikenne- ja viestintävirasto Traficom hyödyntää raideliikennemarkkinan avaamiseen ja kilpailun edistämiseen liittyvän tietopohjan rakentamisessa sidosryhmäyhteistyössä Microsoft Teams -alustan verkkoversiota. Teams - alustaa käytetään sidosryhmätilaisuuksissa ainoastaan etä- ja hybriditilaisuuksien järjestämiseen. Sidosryhmätilaisuuksiin osallistumisen ja liittymisen yhteydessä osallistujista kerätään henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 § 1 mom 2 kohta). Laki Liikenne- ja viestintävirastosta (935/2018) edellyttää, että virasto toimii asiakaslähtöisesti ja monialaista asiantuntemusta hyödyntäen (1§). Lisäksi Viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) annetun lain 20 §:n mukaan viranomaisen velvollisuus on tuottaa ja jakaa tietoa, jota tietopohjan rakentamisella tehdään.

Tietosisältö

Käsiteltävä tietoaineisto

Traficomin järjestämiin tilaisuuksiin kutsutaan ja osallistuu liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalan edustajia, alueellisia viranomais- toimijoita, kuntien edustajia, joukkoliikenteen toimivaltaisten viran- omaisten edustajia, maakuntaliittojen edustajia, rautatie-etujärjestöjen edustajia sekä muita raideliikenteen parissa toimivien yritysten edustajia ja muita toimijoita.

Käsiteltävät henkilötiedot liittyvät sidosryhmäyhteistyön ja vuorovaikutuksen mahdollistamiseen. Sidosryhmien tietoja käytetään esimerkiksi tilaisuuksia koskevien kutsujen lähettämiseen, osallistumisohjeiden ja -linkin lähettämiseen, palautteen keräämiseen tai tilaisuuksien mahdollisten materiaalien lähettämiseen jälkikäteen sähköpostitse.

Tilaisuuksiin osallistuvien sidosryhmien edustajat tuottavat mahdollisesti myös itse tietoja Microsoft Teams kokouksissa tapahtuvan vuorovaikutuksen aikana. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden määrä määräytyvätkin sen mukaan, kuinka paljon sidosryhmät osallistuvat yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen, esimerkiksi osallistumalla tilaisuuksiin ja tilaisuuksissa käytävään keskusteluun tai kirjoittamalla viestejä tilaisuuden chat-palstalle.

Raideliikennemarkkinan avaamiseen ja kilpailun edistämiseen liittyvän tietopohjan rakentamisen sidosryhmätilaisuuksissa käytetään Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoamaa Microsoft Teams-alustaa. Työssä käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Organisaatio
• IP-osoite
• Profiilikuva (jos käytössä)
• Videokuva (jos käytössä)
• Ääni (jos mikrofonia käytetään)
• Chat-palstalle kirjoitetut viestit (jos niitä kirjoitetaan)

Työssä käsiteltävät henkilötiedot eivät ole julkisuus- ja erityislainsäädännön nojalla salassa pidettäviä tai muulla tavoin turvaluokiteltuja. Ne eivät myöskään koske erityisiä henkilötietoryhmiä.

Käsiteltävän tietoaineiston tietolähteet (mistä tiedot saadaan)

Traficom kerää sidosryhmäyhteistyön mahdollistamiseksi henkilötietoja, joita saadaan rekisteröidyiltä itseltään sidosryhmätilaisuuksiin osallistumisen yhteydessä, heidän työnantajiltaan tai julkisista lähteistä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin se on tarpeen yleiseen etuun perustuvan käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi.

Tietoja säilytetään raideliikennemarkkinan avaamiseen ja kilpailun edistämiseen liittyvän tietopohjan rakentamishankkeen keston ajan eli joulukuun 2030 loppuun saakka, jonka jälkeen tiedot poistetaan Microsoftin Teams -palvelusta. Sellaisten henkilöiden henkilötiedot poistetaan viipymättä, jotka eivät enää ole sidosryhmänsä edustajia.

Tietojen käsittely

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät (Mihin tietoja luovutetaan)

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän lukuun

Teams-sidosryhmätilaisuuksissa kerätyt henkilötiedot tallentuvat käsittelijän Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin alikäsittelijän Microsoft Corporationin (Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-7329, USA) Microsoft Teams-sovellukseen.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Traficomin Microsoft Teams -palvelu on osa Microsoft Corporationin pilvipalvelukokonaisuutta. Microsoft on kansainvälinen toimija, ja näin ollen Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta Teams-sidosryhmätilaisuuksien tietoja (IP-osoite jne.) voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Oikeuksien käyttämisestä

Voit käyttää oikeuksiasi toimittamalla sitä koskevan pyynnön Traficomille sähköpostitse tai postitse. Yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta "Rekisterinpitäjän yhteystiedot". 

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa lainsäädännön kanssa, voit tehdä asiasta valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
p. 029 566 6700

Oikeudet

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Vastustamisoikeus

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun, rekisterinpitäjän julkisen vallan käyttöön tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Jos rekisteröity käyttää vastustamisoikeuttaan, on rekisterinpitäjän lopetettava henkilötietojen käsittely, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä ilman eri perusteluja, jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten.

Tilanteissa, joissa tietoja käsitellään tilastollisia tarkoituksia tai tutkimustarkoituksia varten, rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jolloin rekisterinpitäjän on lopetettava tietojen käsittely, jos käsittely ei ole tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
• henkilötietojen käsittely on lainvastaista, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Henkilötietojen käsittelyn perusteena tässä arvioinnissa ei käytetä suostumusta eikä sopimusta, siten oikeus siirtää järjestelmästä toiseen ei sovellu tähän.

Oikeus tietojen poistamiseen

Niissä tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu muuhun oikeusperusteeseen kuin lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, rekisteröidyllä on oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa. Pyydetyt tiedot poistetaan, ellei rekisterinpitäjällä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä poistamasta tietoja, kuten lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietoja.

Oikeus peruuttaa suostumus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena tässä arvioinnissa ei käytetä rekisteröityjen suostumusta, joten oikeus peruuttaa suostumus ei sovellu tähän.

19.8.2024 TRAFICOM/474260/00.04.00.03/2024